Sandwichs, viennoiseries, macarons… L'enseigne Paul et ses 250 magasins, appartenant au Groupe Holder, fait le bonheur de nos petits-déjeuners, déjeuners et… autres. Ce groupe de 4 300 personnes comprend également trois autres enseignes :
- Ladurée, soit 4 magasins sur Paris,
- Saint Preux, une chaîne de boulangerie composée de 15 magasins,
- Moulin Bleu, pour l'activité de manufacture (entremets, pain, tarterie en surgelés, etc.).

En fin d'année 2001, un nouveau directeur informatique arrive dans le groupe avec pour objectif de revoir tout le système d'information, basé essentiellement sur matériel HP 3000 et des développements spécifiques. Deux ERP cohabitent au sein de ce système d'information, Générix chez Moulin Bleu et Adonix pour la comptabilité. En termes de processus, le référencement (tarifs de vente et d'achat) a lieu au siège, est envoyé au magasin sur un PC puis sont retournés au siège les tarifs de vente, les commandes d'achat et de ventes. Ces informations donnent suite à une facturation et un contrôle facture, effectués également au siège. Des développements spécifiques pilotent l'ensemble des activités de fabrication dont le contrôle consommation (comparaison des consommations théoriques -de matières premières, des ventes et des recettes et réelles- selon les achats et les inventaires), très important à la gestion quotidienne de l'entreprise.

La volonté d'une solution fiable, en remplacement d'un matériel qui avait vocation à disparaître, se traduit par le choix d'un ERP, « nous n'avons pas considéré que les particularités de gestion de la Maison Paul étaient éligibles à un développement spécifique », précise Jean-Marie Warin. De juillet 2002 jusqu'en février 2003, l'entreprise entreprend de sélectionner sa future solution. Six progiciels sont retenus :
- Atig une solution métier qui ne couvre pas l'ensemble des fonctionnalités souhaitées,
- Qualiac se retire au vu du périmètre fonctionnel demandé,
- Générix ne répond pas aux besoins de multirecettes (de fabrication pour un même produit),
- JD Edwards fournit une présentation satisfaisante mais son l'approche tarifaire reste floue.
Se retrouvent en short-list Adonix et Axapta par la voix de l'intégrateur Colombus. Aux dires de notre interlocuteur, les présentations produits respectives ne témoignent pas d'un grand écart entre les deux solutions. Reste « qu'en tant qu'informaticiens, nous avions le sentiment que Axapta était un produit extrêmement modulaire et souple. Microsoft en garantissait la pérennité, même si, à l'époque, les sites installés étaient peu nombreux en France. En outre, une confiance certaine nous liait à notre intégrateur Columbus » intervient notre hôte.

Une direction projet, les informaticiens ainsi que Colombus, soit une quinzaine de personnes représentatives des fonctions de l'entreprise, forment l'équipe projet. La direction projet ayant à la fois comme missions de centraliser, de rationaliser les besoins des utilisateurs mais aussi de les former.
Pour éviter le big bang qui impacterait à la fois le siège et les magasins, l'équipe travaille à interface constant : les deux systèmes (du siège et du magasin) travaillent par échange de fichiers, la même structure de fichiers est conservée. L'équipe informatique réalise une rétrodocumentation des interfaces. Les développements les plus techniques sont pris en charge par Colombus, sachant qu'à la fin du projet, le but est que la maîtrise totale des développements revienne à l'entreprise pour une autonomie qu'elle désire complète.

Les développements sont réalisés à l'identique en ce qui concerne le référencement à la vente et à l'achat. Une évolution est apportée aux commandes d'achat et de vente désormais saisies directement dans Axapta via une interface web. A ce jour, une quarantaine de magasins a passé le pas. « D'un point de vue ergonomie, les utilisateurs gagnent facilement une quinzaine d'années » stipule Jean-Marie Warin. Autre point, une nouvelle application dite le plan de fabrication ou de pétrissage permet, sur la base d'une journée de référence, le calcul de prévisions de vente qui conduit ensuite aux fabrications intermédiaires pour tous les produits. Des calculs autrefois réalisés à la main.

L'entreprise distingue les fonctionnalités présentes dans Axapta et celles qu'elle a développées de mars à novembre 2003. Elle utilise ainsi :
- La commande d'achat avec le contrôle facture.
- La commande de vente avec la facturation qui s'ensuit. Des fonctions sophistiquées de facturation ont été développées en spécifique à l'image de celles sous matériel HP 3000 : les magasins ont en même temps des consommateurs finaux mais également professionnels. Ceux-ci peuvent être livrés tous les jours mais être facturés à la décade ou au mois, par exemple. Le système recherche alors pour tous les magasins et les clients, la date de facturation échue ainsi que les commandes pour facturation en une seule action.
- Le contrôle consommation dont le reporting est réalisé dans Business Objects.
- La facturation de vente et à l'achat.
- L'envoi des éléments à la comptabilité Adonix qui n'a pas été remis en cause.
- Le plan de fabrication.
- Les inventaires.

Un développement important, la propagation, a été effectué par Colombus. D'un point de vue gestion, chaque magasin est géré comme une société à part entière dans Axapta. Sachant que les produits sont identiques d'un magasin à un autre, une application de propagation permet de ne saisir qu'une fois un produit à l'achat et à la vente puis de le répliquer dans tous les magasins Paul.
Autre développement, l'effet miroir. Les magasins peuvent vendre à des clients extérieurs et aussi à d'autres magasins, ce qui occasionne à la fois une commande d'achat et de vente. Désormais, la commande d'achat est automatiquement générée dans le magasin qui a acheté, à partir de la commande de vente, sans double saisie.
Enfin, la migration de la gestion de production (ordres de fabrication avec valorisation des produits fabriqués en fonction des matières premières, des temps machine et des hommes) et de la gestion commerciale des usines dans Axapta est planifiée pour la fin de l'année.

Jean-Marie Warin résume les conditions du succès du projet au partenariat mené en bonne intelligence avec Colombus. La formation d'une direction projet qui fédère les utilisateurs a, de son point de vue, fait gagner beaucoup de temps et permis aux informaticiens de se consacrer essentiellement à l'acquisition des connaissances et à la partie technique. Quelques soucis liés à la volumétrie des informations collectées ont été rencontrés, mais ont rapidement été résolus par des optimisations de traitement. « La commande d'achat est aujourd'hui directement saisie dans Axapta, ce qui procure un important gain de temps sur saisie. D'autres gains de productivité ont été constatés sur la chaîne de traitement sur le contrôle de la facture et la facturation, ce que nous a permet la souplesse de Axapta » conclut Jean-Marie Warin.